eSputnik: Сервисы для тайм-менеджмента

В этой статье мы расскажем о самых известных и полезных инструментах для тайм-менеджмента. В эпоху пандемии Covid-19 изменилось все: от привычного жизненного уклада до рабочих задач и методов их выполнения. Если в этих обстоятельствах ежедневный список дел кажется неподъемным — не стоит опускать руки. Возьмите на вооружение один или несколько сервисов тайм-менеджмента из этой статьи — это наверняка поможет восстановить и поддерживать пресловутый work-life баланс. Главное —помнить: вполне можно играть роль многорукого Шивы, оставаясь эффективным и счастливым, если правильно распоряжаться своим временем. Освоить искусство все успевать помогут многочисленные сервисы для тайм-менеджмента. Их можно разделить на четыре группы: программы для планирования (в них можно составлять планы и списки с привязкой к дате и времени); сервисы для заметок(записывать свои мысли и идеи — полезная привычка. Так вы избавитесь от необходимости держать все в голове и точно не забудете что-нибудь важное); сервисы для контроля (незаменимы для самодисциплины). Сервисы для планирования 1. Google Календарь Лучшие решения всегда лежат на поверхности — так и в случае с сервисами тайм-менеджмента. Всем известный Google Календарь — понятный и простой сервис, который позволяет распланировать дела. Сервис бесплатный. Приложение присылает уведомления о каждом внесенном в него мероприятии. Эту опцию можно использовать в письмах. Например, если необходимо пригласить на мероприятие через емейл-рассылку, вставьте в письмо кнопку «Добавить в календарь». Добавить в календарь Как сгенерировать ссылку, чтобы при переходе по ней в календарь пользователя автоматически добавлялось мероприятие, анонсируемое в рассылке, можно почитать в этой статье . Помимо этого, в приложении есть опция создания совместных календарей, что сильно помогает при командном планировании. Приложение бесплатное. 2. GTasks Понятный и полезный сервис. Подойдет тем, кто ценит простоту и минимализм. С его помощью можно: ставить задачи себе, друзьям, членам семьи, коллегам, создавать списки дел, отправлять напоминания. Используя этот сервис, вы не пропустите важную задачу и сможете сфокусироваться на главном. Есть синхронизация с Google. Пользователи Gmail могут найти это приложение, не выходя из своей почты: GTasks Существуют версии как для яблочных устройств, так и для гаджетов на Android. Сервис бесплатный 3. Any.DO Это популярный планировщик, в котором удобно составлять списки дел, размещать их в личные или рабочие папки, задавать начало рабочей недели. Миллионы пользователей во всем мире уже используют этот планировщик в том или ином виде и с его помощью успевают сделать больше и существенно экономят время на задачах. Приложение синхронизируется с почтой, благодаря чему письма можно превращать в задачи. В этом планировщике можно добавлять заметки и напоминания. Any.DO можно использовать в виде мобильного приложения для iOS или Android или как расширение браузера Chrome, существует также отдельная версия для ПК. В базовом варианте приложением можно пользоваться бесплатно, премиум-версия стоит $5,99 в месяц. AnyDO 4. Todoist Еще одно приложение, которое позволяет привести все сферы жизни в порядок. Доступность функций зависит от выбранного пакета использования сервиса. Но даже в бесплатной версии есть такие опции, как: Возможность вести до 5 активных проектов. Добавление до 5 пользователей в проект. Загрузка файлов до 5 МБ. Сохранение истории активности за 1 неделю. Стоимость платных пакетов — от 3 до 6 долларов в месяц, они больше заточены под организацию работы команд. В этом сервисе можно: приоритизировать задачи, разбивать задачи на подзадачи, синхронизироваться с Gmail. Для личного использования этот сервис полезен возможностью создавать списки книг для прочтения, фильмов для просмотра, необходимых покупок, а также другие виды списков в альтернативных категориях на свое усмотрение. У приложения есть русскоязычный интерфейс. Оно представлено в версиях для IOS и Android. Новым пользователям для ознакомления с функционалом сервиса отправляются онбординг письма : Онбординг письмо А тем, кто создал задачу и не выполнил ее в срок, приходят емейл-рассылки с напоминаниями: Письма-напоминания 5. Evernote Приложение с широкой функциональностью, предназначенное для того, чтобы: добавлять мультимедийные элементы; привязывать информацию к местоположению; писать заметки и статьи. Можно сказать, что это приложение — одно из самых универсальных для решения вопросов с планированием и напоминаниями. Есть бесплатная версия, а также пакеты «Премиум» и «Бизнес», для тех, кому нужен расширенный функционал. Evernote 6. Trello Хорошо подходит для организации совместной работы над проектами в небольших командах, некоторые используют это приложение и для планирования своих личных задач. Для каждой задачи в этом сервисе создается карточка на виртуальной доске, куда можно добавлять исполнителей, метки, документы, комментарии, а также установить дедлайн. Перечень доступных опций отображается в самой карточке: Trello Приложение позволяет интегрировать дополнительные сервисы, например, Dropbox, Slack, Evernote и другие. Есть бесплатная версия и два платных пакета с разным объемом дополнительных функций, предназначенные для фрилансеров и для больших команд. Сервисы для заметок 7. Google Keep Google Keep можно использовать совместно с Google Календарем — эти сервисы прекрасно дополняют друг друга. Здесь можно составлять списки, делать рукописные и голосовые заметки, добавлять записи с изображениями. Этот сервис подходит для того, чтобы быстро делать заметки в любых ситуациях, когда недостаточно времени на детальное описание идеи или задачи во всех подробностях, например, когда нужно законспектировать доклад спикера на конференции: Google Keep 8. Skitch Это бесплатный сервис для заметок от создателей Evernote. В нем можно делать снимки, которые потом легко дополнять своими заметками и комментариями. Это приложение для тех, кто лучше всего воспринимает визуальную информацию. Skitch 9. ColorNote Приложение для любителей стикеров, по функционалу напоминающее Google Keep. Удобно для заметок и напоминаний. Подходит для ОС Android. ColorNote 10. OneNote Альтернатива Evernote, созданная корпорацией Microsoft. В этом приложении к заметкам можно добавлять теги, например: позвонить клиенту, обсудить с командой, запомнить. Использование бесплатное. OneNote Сервисы для контроля времени Не исключено, что они даже более важны, чем сервисы для планирования, поскольку проблема с нехваткой времени часто заключается не в слишком большом объеме задач, а в неконтролируемом расходовании этого невосполнимого ресурса. Некоторые приложения позволяют отследить, сколько времени вы тратите на ежедневную рутину и на другие задачи, и таким образом найти способы оптимизации своего графика. Другие предназначены для того, чтобы помочь сфокусироваться и исключить отвлекающие факторы, например, соцсети и новости. 11. Toggl Чтобы решить проблему, нужно найти ее причины. И в этом вам поможет тайм-трекер Toggl. С его помощью можно контролировать время, затрачиваемое на каждую задачу, определить, когда оно расходуется неэффективно, и своевременно принять меры для исправления ситуации. Куда уходят драгоценные минуты и часы, можно увидеть во вкладке Timeline, если, конечно же, корректно включать трекер, начиная каждую новую активность: Toggl Для личного использования есть бесплатный пакет, для команд тариф в месяц от 8 usd. 12. RescueTime С помощью этого трекера можно отследить, сколько времени уходит на задачи. Помимо этого сервис предлагает челендж-тренинг для улучшения навыков конструктивного использования времени, а также отдельный пакет для организации работы команд. У каждого пакета есть бесплатный тестовый период. RescueTime 13. SelfControl Полезная программа для блокировки доступа к развлекательным ресурсам в рабочее время. Сайты для блокировки пользователь выбирает самостоятельно. Это бесплатное приложение доступно для Mac OS. SelfControl 14. Focus Booster Если вы хотите использовать популярный в тайм-менеджменте метод «Помидора», то Focus Booster как раз то приложение, которое будет сигнализировать вам о том, что пора переключиться в альтернативный режим. Если кратко, то суть «Помидора» заключается в том, что задачи разбиваются на отрезки по 35-45 минут с 5-10 минутным перерывом после каждого такого промежутка. Переменки называют «помидорами», отсюда и его название. После каждой четвертой перемены «помидора» рекомендуется делать перерыв на 15-30 минут. 15. Everhour Это приложение интегрируется с другими инструментами для организации работы, в частности, Asana, Trello, Jira. С его помощью пользователи могут фиксировать время, потраченное на задачи, согласовывать работу внутри команды, решать организационные вопросы. В личном кабинете можно сформировать отчеты за нужный период, свериться с рабочими графиками коллег, получить срез использования времени по каждому из своих проектов: Everhour Вывод Сервисы для тайм-менеджмента позволяют: «Разгрузить» ум; Определить, куда уходит время; Распределить рабочую нагрузку; Использовать энергию в нужном направлении; Упорядочить хаос в делах и структурировать задачи; Приоритизировать дела на этапе составления списков и фокусироваться на главном; Научиться самодисциплине; Повысить продуктивность на работе и освободить время для личных дел; Обрести контроль над своей жизнью. Чтобы использование сервисов для тайм-менеджмента дало ожидаемый результат, нужно честно ответить себе на вопрос, какую проблему вы хотите решить с помощью такого приложения, а затем выбрать один или парочку тех, которые позволят справиться именно с этой задачей. Например, Если цель — повысить самодисциплину, вам в помощь сервисы-контроллеры; Если хотите справиться с забывчивостью и выполнять задачи своевременно — используйте сервисы для заметок или планировщики Если требуется организовать работу команды — посмотрите, какие предложения для команд есть у представленных выше планировщиков, или подберите в качестве альтернативы похожий сервис. Источник: eSputnik

Источник: spark.ru