Делу время: 5 предпринимателей о том, как всё успевать

Смотрите пост в полноценной красивой верстке

Поручения создают новые поручения, реклама заставляет нас хотеть потреблять, действия конкурентов требуют ответа. Основное время современный человек тратит на переработку этого потока и генерацию для других. Люди связываются в такую цепочку потребления и производства информации, и мало кто в цепочке задумывается: откуда возникло это событие? Кто сказал, что реакция на него — самое продуктивное вложение нашего времени?

Когда я внедрил методологию управления продуктивностью «
Getting Things Done
», всё стало происходить очень быстро. Есть много совместимых с ней программ, но я использую «
OmniFocus
». Это неплохой софт,  лучше для меня работала только система, описанная в принципах GTD в виде «бумажной»: вместо бумажек я использовал файлы и их имена, вместо реальных папок — папки на диске компьютера. 

Я стремлюсь проверять почту как можно реже. В самое продуктивное время делаю это от силы раза три за неделю. Я даже использую специальный URL для Gmail, который ведёт напрямую на составление письма и не загружает инбокс после отправки. Вот представьте: вы занимаетесь каким-то проектом, в процессе вам понадобилось написать письмо, вы его отправили — и тут же увидели жирную и красную надпись «5 новых писем». Это ловушка, нельзя сбивать фокус. 

Соцсети тоже стараюсь проверять только во время еды/после сытного обеда/на ходу — то есть не в совсем рабочем состоянии.

Главное правило тайм-менеджмента для CEO — нанимать гениев и делать всё, чтобы они отлично понимали общий контекст и могли работать вместе.

Ежедневно я получаю 300-400 сообщений в день, так что тайм-менеджмент меня действительно волнует. Думаю, что многие просто удаляют письма тех, кого не знают лично, объясняя это тем, что они отвлекают от дел. Но мне кажется, это невежливо и в конечном счёте плохо сказывается на бизнесе.

Вспоминая время, когда я был начинающим и нуждался в совете, я стараюсь отвечать всем, кому могу. Я диктую короткие ответы моим ассистентам, что-то пересылаю коллегам и каждый день сам пишу несколько длинных, более детальных ответов. Кроме того, часто такие письма помогают узнать о бизнесе Virgin, увидеть наши проблемы со стороны.

Многие руководители смотрят в свои смартфоны во время встреч. Это мешает концентрации и оказывает негативное воздействие на принятие решений. Используйте смартфон только по необходимости: проверяйте e-мейлы в течение часа и откладывайте его подальше — тогда вы сможете уделять достаточно внимания другим задачам. Когда приходится думать, как управлять не только собственным временем, но и временем своих сотрудников, всё, о чём нужно беспокоиться, — как заставить каждого оставаться сфокусированным. 

При всей эффективности методологий и систем тайм-менеджмента надо понимать, что управление задачами и сотрудниками — это второстепенный процесс. Крупные компании выделяют микрокоманды для работы в духе стартапов: чем больше свободы, тем быстрее происходит создание и развитие продукта. 

Когда мы начинали делать проект, команда состояла из трёх человек. На этом этапе продуктивнее и дешевле пользоваться блокнотом и общаться внутри команды несколько раз в день. При увеличении штата потребовались новые решения. Мы пробовали вести задачи в Google Docs, работали с Microsoft Project, но в итоге остановились на
Asana
. Это не система для полноценного тайм-менеджмента, но под наши задачи она подходит: не отнимает много времени и позволяет оценить текущую ситуацию по проектам/сотрудникам. 

Соцсети и почта у меня всё время открыты. Но я практически не просматриваю ленты обновлений, разве что за едой. Соцсети я использую аналогично почте — для общения. Они дают большую свободу в коммуникации — не вижу причин этим не пользоваться. А ещё там музыка — она всегда включена.

Джек Дорси делит свою неделю на «тематические» дни и работает по 16 часов в сутки. Каждый день он фокусируется на конкретном аспекте развития компании. 

С понедельника по пятницу Дорси заканчивает в 8 часов с Twitter, проходит два квартала по улице и следующие 8 часов посвящает работе над Square. Субботу он уделяет прогулкам, а в воскресенье — снова за проекты: получает фидбэк и обдумывает стратегию.

Тайм-менеджмент меня интересует в той части, где он касается расстановки жизненных приоритетов, полноты и качества жизни. В этом опираюсь скорее на философов вроде Эриха Фромма, Стивена Кови или Андре Кукла, чем на авторов-рационализаторов.

После того как мы с партнёром отстроили бизнес-процессы и перестали заниматься сразу всем, делегировав задачи специалистам, мы делаем преимущественно то, что нам нравится и позволяет реализовываться. Что касается приоритетов, то с возрастом я стал понимать, что время стоит организовывать не вокруг таких вещей, как совещания, проверка почты, изучение договоров и написание пресс-релизов. Во главе угла у меня стоит возможность покататься на велосипеде или побегать на джамперах, съездить на дачу с лучшими друзьями, почитать книжку вслух с любимой или навестить маму. По-моему, главный убийца времени в Москве — автомобиль. Перебирайтесь ближе к офису и ходите пешком, это поможет сэкономить много времени.

Фото на обложке:
Julien Coffin
, Р. Брэнсон/Getty Images, Д. Дорси/
Getty Images
, Р. Фазлыев 
UL-PEOPLE

Читать на эту тему:

	Бизнес-тест: Насколько эффективно вы управляете своим временем
	Дэн Кеннеди «Жёсткий тайм-менеджмент»