Конференц-связь: 10 полезных советов

Кто сейчас не хотел бы жить там, где ему хочется, и при этом не отрываться от рабочего процесса? Особенно это актуально в летний период. А для того, чтобы оставаться на связи, эти счастливчики используют conference call. Как сделать так, чтоб не просто оставаться на связи, но еще и чтоб связь эта была качественной? Читаем дальше.

©photo

1. Перед тем, как использовать сервис конференц-звонков, протестируйте его. Особенно это касается звонков из-за границы, если вы работаете с иностранными партнерами. Убедитесь в том, что они также могут использовать этот сервис для бесплатных звонков. Неплохие сервисы:
GoToMeeting
,
WebEx
,
Dimdim
and
Microsoft Live Meeting
. Для конференций с небольшим количеством участников вполне можно использовать Skype.

2. Предупреждайте о теме конференции заранее. Это сэкономит ваше время и поможет держать в курсе всех участников на протяжении всего звонка. Заседание лучше начать с главной темы.

3. Подговьте расписание конференц-звонка. Сервисы
Tungle
и
ScheduleOnce
помогут вам определить, сколько времени понадобиться на обсуждение той или иной темы и распределит его между всеми участниками конференции. Если же участники вашей конференции находятся в разных часовых поясах, было бы неплохо использовать
Timeanddate.com
или
Every Time Zone
.

4. Убедитесь в том, что встреча началась вовремя. С этим пунктом и так все понятно. Не заставляйте людей ждать. Пусть опоздавшие просто присоединяются и входят в курс дела, пока вы беседуете с остальными участниками конференции.

5. Отключайте микрофоны тех людей, которые в данный момент не принимают участие в конференции. Посторонний шум на заднем плане будет отвлекать от обсуждения основной темы. Особенно это актуально, если в звонке участвует большое количество людей. Многие сервисы для конференц-звонков, в том числе и Skype, имеют опцию “mute”.

6. Давайте знать людям, когда можно прервать и вступить в разговор. Когда в звонке принимает участие большое количество людей, очень сложно понять, когда может взять слово новый участник. Для этого можно говорить “извините” и затем представлять следующего участника разговора. Некоторые веб сервисы могут показывать, когда кто-то из участников хочет высказаться.

7. Качественное оборудование. Особенно это касается наушников и микрофонов. Во-первых, хорошие наушники позволяют вам не отвлекаться на посторонний шум, во-вторых, ваша конференция не мешает окружающим коллегам, которые не принимают в ней участие. Если денег на дорогое оборудование нет, лучше все равно купить наушники+микрофон, чем дешевые спикерфоны.

8. Устраивайте перерывы. Особенно это касается долгих совещаний. Лучше запланировать их заранее и оповестить об этом всех участников.

9. Следите за тем, чтоб все участники конференции были на связи. Если половина команды находится в офисе, а остальные присоединились к вам по телефону, нужно постоянно проверять, все ли присутствуют. Иначе те, кто держит связь по телефону, могут пропустить некоторые моменты заседания. Убедиться в том, все ли присутствуют, можно задавая всем участникам вопросы по теме совещания.

10. Пусть кто-то записывает все, что происходит на совещании и затем рассылает запись всем, кто принимал участие. Попросите тех людей, которые документируют основные темы, отключить на это время микрофоны. Клацанье по клавиатуре может отвлекать. Если же у вас нет желания документировать во время конференции, можно записать звонок, а затем сделать отчет по основным пунктам.

(
via
)